Paperless: Qué es y cómo implementarlo
Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado pero paradójicamente el consumo de papel crece de manera estable año tras año y especialmente el de cartón como consecuencia del aumento del e-commerce.
Dentro de este contexto, iniciativas como el sistema paperless (literalmente, menos papel en español) se presenta como una solución dentro de las compañías para reducir el consumo innecesario de recursos y ayudar a cuidar del medio ambiente.
Desde Henkel, y como parte de nuestras acciones por la sostenibilidad y la digitalización, hemos impulsado el Proyecto Paperless en nuestras oficinas de todo el mundo. Una iniciativa que crece año tras año y a la que invitamos a todo el mundo a participar.
Índice
Paperless: Qué es y cómo implementarlo
¿Qué es Paperless?
Los beneficios clave del paperless
Paperless: Cómo implementar la estrategia
Pasos básicos para implantar el sistema Paperless
Beneficios del Paperless para las Empresas
Preguntas frecuentes sobre Paperless
¿Qué significa Paperless en una empresa?
¿Cuáles son las ventajas de un sistema Paperless?
¿Cómo puede una empresa empezar a implementar un sistema Paperless?
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar en un sistema Paperless?
¿Es seguro el almacenamiento digital de documentos?
¿Cómo afecta el sistema Paperless al medio ambiente?
¿Qué es Paperless?
Paperless. El propio término lo dice todo: “menos papel”. Lo que extrapolado en el ámbito laboral significaría no malgastar papel o usar la cantidad mínima para emitir facturas, tickets, informes… Una iniciativa eco-friendly y muy necesaria para intentar frenar las toneladas de papel que se desperdician cada año.
Los beneficios clave del paperless
¿Es necesario tener todos los documentos impresos? Si se consigue suprimir el papel innecesario en el ámbito laboral, además, de ayudar notablemente al medioambiente, se minimizarán gastos tanto de impresión como de almacenamiento. Solo tres de las muchas ventajas asociadas a la implementación del paperless.
- Facilidad en la corrección de errores. En el formato digital se pueden realizar cambios sin costes añadidos.
- Mayor la accesibilidad de los documentos, ya que, con los accesos adecuados, se puede consultar la información en remoto.
- Más productividad. Porque no se tendrá que perder tiempo esperando a la impresión o buscando ese documento que se ha traspapelado y que tanto urge.
- Mejor procesamiento de la información. Tanto la clasificación como la búsqueda y la edición son mucho más fáciles en el formato digital.
- Mayor seguridad: Es mucho más sencillo mantener la información protegida. Es decir, se puede saber quién accede o no a los datos, por lo que es más fácil mantener la confidencialidad y seguridad de dicha información.
Paperless: Cómo implementar la estrategia
El Proyecto Paperless de Henkel ha sido creado por el equipo internacional de finanzas y tiene como misión cuantificar el gasto de papel antes y después de la aplicación de medidas de diversa índole, así como el progresivo ahorro de recursos y de espacio.
Todas las ideas son valoradas y los problemas y soluciones compartidos entre las sedes de todo el mundo.
A continuación, destacamos algunas de las acciones más comunes en el proceso de implantación del sistema paperless en una organización:
Pasos básicos para implantar el sistema Paperless
- Estudio y clasificación: Identificar, organizar y clasificar, en tipos de documentos y procesos para que así se pueda digitalizar con un orden.
- Elección de herramientas de software: Seleccionar herramientas para digitalizar y organizar documentos.
- Digitalización de documentos: Digitalizar informes, facturas, gastos, etc.
- Flujos de trabajo en línea: Implementar procesos digitales para la gestión de tareas.
- Firma electrónica: Reducir el gasto de papel y agilizar la firma de documentos desde cualquier lugar.
- Colaboración de los empleados: Hacer partícipes a todos los empleados para garantizar el éxito de la estrategia.
El Proyecto Paperless es solo uno de los muchos liderados por Henkel para reducir los gastos de recursos naturales. En nuestro espacio de actualidad encontrarás las últimas noticias.
Beneficios del paperless para las Empresas
El sistema Paperless no solo es beneficioso para el medio ambiente, sino que también mejora la eficiencia y seguridad en las empresas. Henkel lidera este cambio hacia la digitalización, promoviendo prácticas sostenibles y eficientes en todas sus oficinas globales. Implementar una estrategia paperless no solo beneficia al medio ambiente, sino que también aporta ventajas competitivas a las empresas.
La digitalización de documentos mejora la eficiencia operativa, reduce costes de almacenamiento físico, y agiliza los procesos administrativos. Además, facilita la colaboración entre equipos remotos y mejora la seguridad de la información al permitir controles de acceso y copias de seguridad automatizadas. Adoptar el paperless puede posicionar a una empresa como líder en innovación y responsabilidad social.
Preguntas frecuentes sobre Paperless
¿Qué significa Paperless en una empresa?
Paperless en una empresa significa reducir o eliminar el uso de papel en los procesos administrativos y operativos, utilizando alternativas digitales para gestionar documentos y comunicaciones.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema Paperless?
Las ventajas incluyen reducción de costes, mayor eficiencia operativa, mejora en la seguridad de la información, y beneficios ambientales al reducir el consumo de papel.
¿Cómo puede una empresa empezar a implementar un sistema Paperless?
Una empresa puede empezar evaluando sus procesos actuales, identificando áreas donde se puede reducir el uso de papel, y adoptando herramientas y tecnologías digitales para la gestión de documentos y tareas.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar en un sistema Paperless?
Se pueden digitalizar informes, facturas, tickets, contratos, correspondencia, registros de empleados, y cualquier otro tipo de documento administrativo u operativo.
¿Es seguro el almacenamiento digital de documentos?
Sí, el almacenamiento digital puede ser muy seguro si se implementan medidas adecuadas de seguridad, como cifrado de datos, copias de seguridad regulares y control de accesos.
¿Cómo afecta el sistema Paperless al medio ambiente?
El sistema Paperless reduce la demanda de papel, disminuye la deforestación, reduce la huella de carbono asociada con la producción y transporte de papel, y minimiza los residuos de papel en los vertederos.
